Me junte con Paola Perdomo para que me diera sus mejores tips y consejos para hacer la lista de invitados lo más fácil y sencillo, esto fue lo que me dijo
Este es uno de los procesos más importantes y delicados dentro de la planeación de TU boda, es muy importante elaborar una lista de invitados completa y correcta desde un principio.
1.- Lo primero y más importante es crear un documento en Excel para poder hacer la base de datos de la boda, también es muy importante que haya una lista por cada grupo de invitados de la boda y que todas estas listas estén hechas en el mismo formato. Estos grupos a los que nos referimos generalmente son los 4 grandes grupos de invitados a la boda: Novia, Novio, Papás de Novia, Papás de Novio, pero pueden ser más listas si los papás están divorciados. También recomendamos que dentro de cada lista haya un subgrupo, por ejemplo si son amigos de la universidad, primos, familia, etc… para que así sea más fácil encontrar a los invitados y al final hacer las mesas sea fácil.
2.- Pueden hacer un download del siguiente archivo en Excel que es nuestra sugerencia de cómo se debe de hacer una lista de invitados correcta.
3.- La lista es muy importante porque desde el primer momento de la planeación hasta que llega la boda la vamos a utilizar para diferentes cosas, y no debemos de tener listas diferentes, recomendamos siempre usar la misma lista y aumentar o quitar columnas según sea necesario.
4.- Primero nos va a servir para contabilizar el número de personas que tenemos pensado invitar a la boda. Cuando la boda se lleva a cabo dentro de la misma ciudad generalmente cancela entre un 20-30% de los invitados, si la boda es pequeña el porcentaje será menor y si la boda es grande será mayor ya que tendremos más compromisos que gente cercana.
5.- El siguiente paso es dar la lista a la persona que vaya a rotular nuestras invitaciones.
6.- Nos sirve también para llevar un control en la entrega de invitaciones ya sea que las entreguemos personalmente o usemos un servicio de mensajería.
7.- Podemos utilizarla para registrar los regalos que nos van llegando de la boda
8.- Se va a utilizar para hacer las llamadas de confirmación de asistencia, es importante que eso lo haga una persona con toda la experiencia para evitar errores, debe de tener la mayor cantidad de teléfonos para poder localizar con facilidad a la gente, de preferencia que tenga celulares y evitamos dejar recado con terceras personas.
9.- Por último la lista con las personas confirmadas nos va a servir para hacer el sitting o asignación de lugares para los invitados el día de la boda. Es importante recordar que durante todo el proceso de deben de manejar las listas por separado y de forma grupal como lo mencionamos al principio y solamente hasta terminar la asignación de lugares juntaremos todas las listas en una sola y haremos la gran lista máster.
10.- Esta lista master se debe de ordenar alfabéticamente por la columna del apellido y así se debe de entregar a las edecanes.
11.- En la lista master del día de la boda se eliminan las columnas innecesarias, y solamente dejamos, nombre, apellido, número de boletos confirmados por esa persona y la mesa en la cual se va a sentar, para que así sea más fáciles de utilizar.
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