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Uno de los secretos para tener una buena fiesta en tu boda es elegir un buen acomodo de tus invitados, ya que la planeación, después de tener la lista de confirmados, debe ser estratégica para que todos se sientan cómodos y rodeados de sus conocidos y /o familiares. Por suerte nuestra amiga Wedding Planner Fabiola Alférez nos pasa algunos tips y protocolo para que el acomodo de tus invitados sea todo un éxito. Checa lo que nuestra experta amiga nos compartió.

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¿Cuál es el paso a paso para acomodar las mesas e invitados que Fabiola estructura?

“Si estructuramos el proceso, seria así:

1.Elaborar la lista de invitados: es uno de los primeros pasos cuando te entregan el anillo y inicias la planeación de la Boda, el tiempo aproximado es en el primer mes de planeación.

2.Elegir el tema de la boda y de ahí diseñar el save the date’s y enviarlos a todos tus invitados, los foráneos al menos 8 meses antes y los locales al menos 6.

3.Faltando 4 meses, mandar a hacer invitaciones en el mismo concepto del diseño de la boda, considerando que en el proceso de entrega y rotulación a tardar es de 30 a 45 días y que queden entregadas 45 días antes a los invitados foráneos por lo menos y 30 días antes a los locales.

4.La confirmación la puedes hacer una semana después de iniciar la entrega de las mismas, siempre que estén todas entregadas; este paso es importantísimo para la asignación y el éxito de la boda, ya que si haces una buena confirmación, puedes ahorrar en los lugares que no asistirán, así como evitar montajes vacíos.

Te recomiendo contratar una empresa especializada o una persona especifica de tu confianza para hacerlo, los novios no es recomendable que lo hagan.

1.La asignación de mesas la puedes iniciar en cuanto vas confirmando asistencia… si tu lista de invitados tiene un formato correcto, te ayudara muchísimo en la agrupación por código de invitado y así puedes armar las mesas mucho mas fácil.

Cabe decir que la lista de asignación puede sufrir muchos cambios en los 10 días previos a la boda, porque es cuando algunos invitados cambian de parecer y confirman o cancelan de ultima hora, complicando tu trabajo previo.

* Sugerencia: Mantén la calma, espera los cambios y el miércoles previo a la boda entrega a tu planner la lista final de asignación, dejando siempre una mesa o dos comodín para los asistentes inesperados y ya no vuelvas a hacer cambios, a pesar de que te seguirán llamando hasta el ultimo día para cancelar o confirmar”.

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¿Cuál es la principal sugerencia de acomodo?

“En una boda celebramos una unión, por tanto, lo mejor es no dividir familias. Obviamente hay quien argumenta que lo pasaran mejor si se sientan con quien conocen y tienen razón, pero          puedes asignar dividiendo adultos de jóvenes, de ambas familias y en estas dos divisiones por grupos específicos de afinidad. Por ejemplo, tu grupo de la universidad, los del trabajo, los del club, los de la jugada, etc”.

¿Qué hacer si sobran lugares en alguna mesa, grupos?

“Normalmente los formatos comunes de mesa son de 10 o 12 personas. Es importante asignar las mesas, de ser posible, en su totalidad, porque si no, se ira incrementando el numero de mesas que requieres si las asignas de menos personas. La ventaja de esto, es que hoy se usa combinar mesas de muchos formatos y capacidades, desde imperiales de 40 o mas, redondas de 20, cuadradas de 10, 12 o 16, ovaladas, serpentinas y más”.

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¿Qué hacer con los espacios sobrantes de quienes cancelen de ultimo minuto, suele suceder esto?

“Si suele pasar, que aun con las listas mas detalladas, hay invitados que de ultimo momento deciden ir o no ir, por múltiples causas. Los espacios sobrantes en las mesas debe tenerlos en claro tu planner y su equipo, para considerarlos, en caso de que tu mesa comodín se llene pronto.

Se recomienda siempre tener una mesa sin asignación, lista y montada; y además, si tu boda es muy grande y tu porcentaje de cancelados excedió el 20% tener otra mesa lista para montarse en caso de ser necesario. La mesa comodín va a albergar a los invitados que vienen y no están en la lista, o a los que vienen de mas con tus confirmados o a los que por algún error de dedo se borraron de la lista. Siempre es importantísimo tener donde sentarlos, aunque después se corrobore su asignación”.

¿Cuántas mesas extra se siguieren?

“Si tu confirmación esta bien hecha, no mas de dos mesas, a menos que la boda sea de mas de 600 personas y consideres tener 3 de back up.”

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Fotografías cortesía de Fabiola Alférez